Tout savoir sur la FACTURE
C'est quoi?
La facture est un document commercial, établi entre professionnels, et qui atteste de la réalité de la vente d'un bien ou d'une prestation.
La facture est l'aboutissement d'une chaine de documents commerciaux. Elle est indissociable des Devis établis et des Conditions Générales de Vente.
Elle doit répondre à des conditions de forme et de fond pouvant avoir des incidences en matière commerciale, comptable, fiscale et judiciaire en cas de litige.
Quelles règles de fond et de forme?
- Niveau juridique et commercial
La
facture a vocation de servir de preuve entre les commerçants. En cas de litige
commercial ou en cas de contentieux de règlement, la facture est un élément
indispensable et elle doit contenir tous les éléments obligatoires.
- Niveau comptable
La facture est une pièce comptable nécessaire à l'enregistrement d'un produit ou d'une charge. Elle doit pouvoir être présentée en cas de contrôle. Elle n'aura de valeur que si elle répond aux règles de forme définies par le Code de Commerce. La comptabilité doit être opposable à l'administration fiscale, elle doit être conforme au Plan Comptable Général et aux exigences imposées par le CGI.
- Niveau fiscal
Tout assujetti à la TVA doit pouvoir produire une facture auprès de
l'administration fiscale, afin de justifier de la TVA collectée ou déductible.
Pour être fiscalement déductible la charge .
- Formalisme
Une facture est un document écrit qui peut être physique ou dématérialisé.
Si la facture est émise sur un support papier, elle est éditée en 2 exemplaires et l'original est remis à l'acheteur.
Si la facture est dématérialisée, elle est éditée sous format électronique en PDF ou en EDI (nous aborderons ce point dans un prochain article)
Qu'elles sont les obligations?
La facture doit comporter un certain nombres de mentions légales :
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
Il s'agit d'un numéro unique pour chaque facture, qui doit entre continue et unique, et doit apparaitre sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée.
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L'identité du vendeur ou du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
- la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel),
- l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente),
- le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).
- L'identité de l'acheteur ou du client
- Le numéro du bon de commande si il est mentionné
- Le numéro d'identification à la TVA si vous ne possédez un
Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations.
De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaitre.
- Le prix unitaire hors TVA
- Le taux de TVA
légalement applicable
Notamment si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
- L'éventuelle réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture.
- La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.
- L'adresse de facturation
- Les informations sur le paiement
- la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
- les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
- les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).
- L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens
Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d'un contrat conclu à distance ou hors établissement.
- Les mentions complémentaires :
D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée
Ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA
Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)
Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire
Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.
Qu'elles sont les sanctions?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent aux amendes suivantes :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l'amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.
Qu'elle est leur durée de conservation?
Le délai de conservation des factures varie selon que l'on considère sa date de validité commerciale, comptable, juridique ou fiscale. Il dépend aussi de la nature du bien facturé (amortissable ou non, immobilier, ...)
D'une manière générale, une facture doit être conservée 10 ans après la clôture de l'exercice, 6 ans après la fin de l'amortissement, et au minimum 30 ans lorsqu'il s'agit de biens immobiliers.