Les relances clients

Maintenant que vous savez tout sur les factures et que vous avez déjà facturé vos 1ers clients, le suivi client et la relance client sont essentiels au sein de votre entreprise.

Votre trésorerie n'est pas extensible et vous ne pouvez pas vous permettre de subir des conditions de paiement trop longues.

L'idéal est de mettre cela en place au démarrage mais il n'est jamais trop tard pour s'y mettre.

Pourquoi est-ce si important?

Comme vous l'aurez deviné l'argent est le nerf de la guerre pour une entreprise.

Il est donc nécessaire de mettre en place, dès le début, un suivi client permettant ensuite d'effectuer les relances clients.

Cependant, cela demande un suivi régulier afin de ne pas se retrouver avec des impayés trop lourds et lointains difficilement récupérables.

De plus, en ayant un suivi régulier, vos clients savent que vous suivez vos comptes donc aurons tendance à vous payez aux échéances plutôt que de faire patienter.

De plus, le dialogue peut être plus facile avec une entreprise qui suit régulièrement sa comptabilité.

Concrètement comment on fait ?

Tout d'abord, je vous invite à créer un tableau Excel (il existe bien entendu des outils de suivi dans vos outils de facturation ou autres).

Il est même possible que votre logiciel de facturation en soit doté avec même des types de relance déjà créés et prêt à l'emploi puisque votre base clients est déjà intégrée.

Cependant, il faudra veuillez à remplir correctement vos fiches clients pour vous en servir.

Il est assez simple de réaliser un tableau de suivi comme ci-dessous :

Une fois ce tableau rempli, nous allons le compléter au fur et à mesure que nous regardons notre banque pour rentrer ses règlements.

Ensuite, par exemple en début ou fin de semaine de faire le point sur les impayés.

Donc tout dépend du volume de facture mais faire des relances une a deux fois par mois peut être suffisant.

Cela dépend également du type de facturation que vous avez. Si c'est au fils de l'eau, vous pouvez en faire même toutes les semaines, si c'est une facturation en fin de mois, il vous faudra vérifier les échéances. Le but est d'en faire le plus possible en même temps pour limiter la perte de temps.

Si vous n'avez pas encore de suivi client, vous pouvez réaliser vos relances à partir d'un grand livre client provenant de votre comptabilité. Votre cabinet comptable pourra vous le fournir aisément. Il vous suffit juste de regarder vos clients un par un et de voir si le paiement a été enregistré dans son compte comptable.

Les différentes relances clients

Ca y on y est, vous venez de vous apercevoir que certains de vos clients ne vous ont pas réglé.

Donc il faut mettre en place des relances clients.

Vous avez 3 façons de procéder :

• la relance courrier peut prendre un peu de temps. Il faut rédiger le courrier, compléter les informations correspondantes du client et le coût d'un timbre (c'est pourquoi certains outils de facturation le font directement, comme préciser plus haut).
• la relance téléphonique peut s'avérer efficace. Cependant, il ne faut pas avoir peur d'appeler et surtout il n'y a pas de preuve écrite des relances. Donc, vous pouvez commencer par cette technique mais si au bout de 2 appels, toujours rien, il va falloir passer à l'écrit obligatoirement.
• la relance par mail est très privilégiée en ce moment. Si vous avez une base clients complète avec les mails de vos interlocuteurs, elle sera assez simple a faire. De plus, au même titre que la relance papier, elle constitue une trace pour un dossier contentieux si jamais vous n'avez pas de paiement malgré toutes vos démarches.

A vous de choisir le mode de relance que vous voulez mettre en place par rapport au temps que vous avez pour les réaliser.

Les 3 types de modèle de relance

Dans la pratique, il y a 3 niveaux de relance. A vous de voir quelles relations vous entretenez avec vos clients et votre niveau de patience face aux impayées.

D'ailleurs ,dans un prochain article nous parlerons des moyens comme l'affacturage qui peuvent vous aider pour avoir une trésorerie plus souple si la situation commence à se compliquer.

En pratique, j'aime joindre par papier ou mail une copie de la facture, ça évite que l'on vous dise que la facture est perdue. De plus, pour éviter tout litige, la présence dans votre dossier client d'un devis signé est plus que bienvenue, cela permet d'éviter les problèmes concernant les travaux réalisés. Si le devis est accepté alors la facture n'a pas être discutée enfin ça reste la théorie mais c'est une preuve irréfutable si vous devez monter un dossier de contentieux.

• 1er niveau de relance. La relance type classique ou "amiable" qui peut être reçu au bout 2-3 jours après la date d'échéance. Elle mentionne l'impayé pour telle ou telle facture, mais elle n'est pas très agressive.

Exemple de courrier de relance n°1 :

Nom de l'entreprise

Adresse

CP et Ville

Nom du client

Adresse

CP et Ville

A XXXX, le XXXX

Objet : facture(s) en attente de règlement

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n'avons toujours pas reçu le règlement de notre facture n°xxxx du ..../..../...... d'un montant de XXX euros.

Merci de procéder à son règlement dès que possible, l'échéance étant dépassée.

Si toutefois, vous rencontrez un problème concernant cette facture, merci de nous en faire part.

Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Dans l'attente, nous vous prions d'agréer, (Madame, Monsieur), l'expression de nos salutations distinguées.

• 2eme niveau de relance. Vous avez déjà fait une campagne de relance clients. Malgré cela, vous n'avez toujours pas reçu le paiement de vos factures, vous pouvez monter au niveau 2. Elle a pour vocation d'être un peu plus ferme que la 1ere relance amiable. Elle reprend les références de la 1ere relance donc ne l'envoyer pas trop longtemps après la 1ere sinon il faudra tout recommencer.

Exemple de courrier de relance n°2 :

Madame, Monsieur,

Par courrier en date du XXX, nous vous avions demandé de procéder au règlement de la facture n°XXX, en date du XXXX pour un montant de XXXX euros.

Sauf erreur de notre part, nous n'avons reçu aucun paiement de votre part. Nous vous demandons donc de procéder à son règlement dans les plus brefs délais.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, nous vous prions de ne pas tenir compte de cette dernière.

Nous restons à votre disposition pour toute question.

Dans l'attente, nous vous prions d'agréer, (Madame, Monsieur), l'expression de nos salutations distinguées.

• 3eme niveau de relance ou Mise en demeure. Celle-ci a pour but d'effrayer votre client mauvais payeur. Elle est envoyé par courrier recommandé. Gardez bien les traces de dépôt et réception du recommandé si jamais vous devez constituer un dossier de contentieux.

Exemple de courrier n°3 ou de mise en demeure :

lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Mise en demeure

Madame, Monsieur,

En dépit de plusieurs relances restées jusqu'à ce jour sans réponse de votre part, je constate qu'à ce jour, le XXX, vous n'avez toujours pas procéder règlement pour la facture XXX du XXXX pour un montant de XXXX.

Dans ces conditions, je vous signifie par la présente une mise en demeure de me régler la somme de XX euros dans un délai de XX jours à compter de la date de réception de ce courrier.

En outre, je vous informe que la présente mise en demeure fait courir des intérêts au taux légal conformément aux dispositions de l'article 1344-1 du Code civil.

A défaut de règlement dans un délai de XX jours, je porterai cette affaire devant les tribunaux compétents afin de faire valoir mes droits.

Dans l'attente, nous vous prions d'agréer, (Madame, Monsieur), l'expression de nos salutations distinguées.

Si malgré tous vos efforts, vous n'arrivez toujours pas à vous faire payer, il ne vous reste plus qu'à vous tourner vers des organismes de contentieux, un avocat ou un huissier qui pourra vous aider à mettre en place une injonction de payer ou autre recours.

Voilà vous savez tout pour faire des relances clients. A vous de jouer!

Source https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000032035273/2022-01-31